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六西格玛培训
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六西格玛管理在流程优化中的应用案例

发布时间:2021-07-29  来源:张驰   点击:



之前我们的小潘同学在质量主管小王的指导下完成了利用六西格玛的方法去判断供应商选择的大难题,今天,小潘同学被老板叫到办公室,老板说:“小潘啊,上次你用P值去判断供应商的优劣做的很不错啊,没想到六西格玛的方法能给我们带来数据上的判断,解决了我们长久以来的大难题啊。”小潘满脸笑容的答复到:“还是老板领导有方”。心里却乐着:没想到在张驰咨询学的六西格玛方法这么快就派上用场了。

这时,老板又说话了:“小潘同学,我听说六西格玛方法除了在质量上能发挥用途,在流程优化上也能大施拳脚,我们现在正遇到一个问题,很多部门抱怨采购审批周期特别长,你有没有什么办法去帮我们优化优化?”小藩同学在张驰咨询得到了六西格玛培训,这时心里有底了,答复到:“保证完成任务”。于是,小潘开始了这个流程优化的项目。

小潘了解到公司内各部门近期经常抱怨采购流程长,有时候提交采购申请(PR)之后需要等待20天才能将流程审批完成,在与采购部门沟通后,采购部门对于大家的抱怨也很无奈,反馈说采购流程长是由于各部门提交信息不清楚,采购审批策略选择错误等原因造成,与采购部门反映速度无关。

第一步:

小潘同学组建了项目团队,有来自使用部门的代表小陈,有才来采购部门的小张,有来自财务部门的小李。

第二步:

根据使用部门的需求,将项目目标界定在10天内完成采购流程。

第三步:

采购流程分析,小潘同学了解到采购流程走完需要哪些步骤,这些步骤都是在SAP系统内完成,而且很方便的可以抓取到现成历史数据。



第四步:

从SAP内随机抽取3个月内的采购申请(PR)从提交PR开始到PO审批完成的全过程,样本数量:150条。

第五步:

流程能力分析,小潘同学利用在张驰咨询学习到的知识,首先要做的就是判断数据类型,并且判断是否属于正态分布,小潘同学胸有成竹的打开了Minitab,把数据进行正态分布检验,,P值小于0.005,结果为非正态分布:



对于非正态分布的数据,没办法用均值和标准差去分析了,因此对于此数据组采用四分位间距描述:

(总采购流程用时箱型图)

之后按照采购完成流程,将每一过程数据从SAP中导出,进行分析:

(各流程步骤用时/天)

从数据上来,用时最长的为PR转PO用时,其次为部门经理批准PR用时。而总采购流程用时平均值为18.9天,中位数为15.5天。而分步骤的流程中,离散度最大的步骤为转订单,其次为:PR的部门经理审批。

第六步:

小潘同学带领团队进行了头脑风暴,根据用时最长的流程“转订单”过程中潜在因素有以下因素:

1.使用部门在提交采购申请时没有与供应商定好方案技术协议,导致采购无法下达采购订单

2.单笔采购金额超过10000后,就需要上采购委员会,而采购委员会仅一周一次,有时无法及时安排当周开会

3.采购不知道PR已经审批完成,而使用部门在采购单较多时,无法记得某一PR审批状态,导致PR搁置而没有及时转订单

在用时第二长的“部门经理审批”过程中,潜在的影响因子如下:

1.PR描述不清,且没有口头,邮件或者其他消息沟通,部门经理作为第一关,无法审批

2.SAP系统内提交信息错误

第七步:

小潘同学找到了原因,因此针对原因制定了改善措施:


在以上行动实施1个月之后,随机抓取SAP内30条采购流程时间,将改善前和改善后的总采购流程时间进行四分位间距描述,之后需要验证改善前后数据:



由于数据不符合正态分布,因此不能采用T检验方式进行间组比较,应当采用非参数检验(Mann-Whitney)进行间组比较,比较结果P值0.001小于0.05,因此显著推翻两组样本数据中位数相等的原假设,即从改善后的30个样本可以显著证明流程改善有效:


(非参数检验结果)

第八步:制定控制措施

1.按照改进阶段的行动计划制定《采购申请指导说明》指导书,保证无异常点发生。

2.每天随机1条数据监控采购流程用时,共统计3个月数据。

同时,小潘同学要做出控制图进行跟踪。

首先判断改善后数据依然不符合正态分布,因此需要转换为正态分布数据。

在采用Box-cox转换后,利用Minitab制作控制图,单值I-MR控制图。从控制图中可以看出有2个采购订单异常,调查后发现均是由于新员工在提交PR单时,老员工未培训到位,导致PR单填写错误被驳回,发现后及时对员工进行了培训,后续再无异常发生。
(I-MR控制图)

在小潘同学的带领下,利用六西格玛的方法,经过团队努力,非生产性采购周期从改善前的平均18.9天,改善到9.5天,使用部门的满意度显著提高,另外对生产运营的影响也大大减少。在这个项目中,虽然没有应用太多六西格玛的工具,但是也是按照六西格玛的方式进行,在第一步和第二步是在定义阶段(define),第三步至第五步是第二阶段是测量阶段(measurement),第六步是第三阶段为分析阶段(analysis),第七步为改善阶段(improvement),第八步为控制阶段(control)。

通过这个完整的六西格玛方法的应用,小潘同学对六西格玛的理解更加深入了。老板看到这个结果也非常满意,对小潘决定进行重点培养,小潘同学也看到了光明的未来,心里默默的开心,在张驰咨询学到的六西格玛知识再一次得到了应用。

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